L’e-procurement peut être défini comme la rationalisation de l'approvisionnement d'une entreprise par l'utilisation d'une plateforme dédiée qui dématérialise les commandes des fournisseurs.
En d'autres termes, l'approvisionnement en ligne est simplement un échange entre l'acheteur et le fournisseur. Le système contrôle chaque étape du processus d'approvisionnement, de la commande à l'enregistrement des marchandises et à la livraison au fournisseur. L'e-procurement comprend également la facturation et la comptabilité de tous les achats de l'entreprise. Il s'agit donc d'une solution tout-en-un, d'un outil multifonctionnel adapté au processus de passation de marchés.
E-procurement : qui peut en bénéficier ?
L'approvisionnement électronique vise exclusivement à gérer la chaîne d'
approvisionnement B2B. Les avantages vont clairement au-delà de la simple passation et réception de commandes internes.
L’
e-procurement fonctionne à différents niveaux de l'entreprise par le biais d'une plateforme automatisée, sécurisée et informatisée. Les décideurs et les responsables de différents départements tels que les achats, les finances et la comptabilité, le personnel chargé du contrôle des stocks et les représentants commerciaux peuvent tirer profit du système grâce aux statistiques et autres indicateurs de performance clé disponibles sur la plateforme d'approvisionnement électronique.
Enfin, les services de communication et de marketing peuvent également bénéficier de l'approvisionnement en ligne en anticipant les futures promotions. Le catalogue en ligne, qui est mis à jour en temps réel, est un outil très efficace pour préparer les futurs achats et partager des informations sur les nouveaux produits.
E-procurement : son fonctionnement et ses avantages pour les entreprises
Les clients ont accès à une plateforme sécurisée qui est une incontestable place de marché en ligne. Une personne autorisée peut alors simplement contacter directement le catalogue du fournisseur et passer une commande. La commande est automatiquement enregistrée et préparée.
Il convient de noter que les prix proposés par la
plateforme d'approvisionnement électronique sont convenus entre la direction de l'entreprise et le fournisseur.
L’e-procurement est donc adapté à 100% à l'entreprise, car il offre un suivi en temps réel des stocks des fournisseurs, des délais de livraison plus rapides. Il offre également une réduction significative du risque d'erreurs de commande, un accès gratuit aux logiciels et aux applications ; des services spécifiques à l'entreprise, tels que l'impression du logo sur tous les documents.
Ce n’est pas tout, il offre aussi une réduction moyenne des coûts de 75 % par rapport au commerce traditionnel ; une publication de rapports pertinents, par exemple sur les progrès des fournisseurs et une élimination des retards dans l'exécution des commandes.
Les fournisseurs et leurs clients doivent donc développer des relations qui combinent des transactions commerciales de haute qualité avec la flexibilité et la fiabilité de la livraison.
Dématérialisation de l'échange d'offres électroniques
L'interaction entre l'entreprise et le fournisseur se déroule dans un lieu complètement différent de celui des solutions traditionnelles d'échange de courrier électronique. Ici, tout est dématérialisé et est plus rapide, plus sûr et plus propre en termes d'impact environnemental.
Par conséquent, tous les documents de contrôle sont envoyés aux fournisseurs et aux entreprises sous forme dématérialisée (par e-mail ou avec un accès restreint sur la plateforme e-procurement).
Ces documents sont donc accessibles en tout temps en se connectant simplement à un compte sur la plateforme. L'entreprise a alors un accès immédiat aux commandes, aux confirmations et aux reçus. Les factures, les prêts et les offres peuvent également être utilisés, et les contrats et autres documents administratifs peuvent être intégrés.
Par ailleurs, l’
e-procurement ne se limite pas à la communication électronique entre acheteurs et fournisseurs ; il comprend également la fourniture d'une série de services connexes à valeur ajoutée, tels que des services d'accès et de commerce électronique.
À savoir que l’accès aux documents en ligne est de 24h/24 et 7j/7. Et que La passation de marchés en ligne est un véritable partenariat entre deux organisations au profit de l'utilisateur final.
Services pour les fournisseurs et les clients
Les fournisseurs proposent à leurs clients un catalogue de prix contractuels disponible en ligne via une connexion sécurisée. Cet environnement est entièrement personnalisable et peut être hébergé sur une place de marché reconnue à la demande du client.
Les solutions de contrôle des achats sont prédéfinies et intégrées à la solution dématérialisée, ce qui accélère le processus d'achat et réduit considérablement les erreurs d'achat. Les documents vérifiés (par exemple, les reçus, les factures) sont immédiatement disponibles par e-mail ou sur la
plateforme d'approvisionnement électronique.
La personnalisation de la page d'accueil et la définition d'URL d'accès garantissent une navigation facile et sécurisée, limitée à des utilisateurs spécifiques.
Le mode superviseur peut être paramétré pour approuver les commandes, vérifier les prix des factures et les termes et conditions convenus.
En créant un catalogue perforé compatible avec OCI et CXML, vous obtenez une solution dynamique avec gestion des codes internationaux.
Intégration des signatures électroniques. Cela permet de s'assurer que les autorités fiscales (notamment les douanes) autorisent et reconnaissent l'échange de données lors des contrôles et des exportations, et que les fichiers d'échange sont juridiquement exécutoires.
Un dernier aspect important des avantages de l’e-procurement dans la
gestion d’approvisionnement de l'entreprise est que tous les éléments peuvent être intégrés dans le logiciel d'approvisionnement de l'entreprise.
